Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Foire aux questions

Question.1 : Qui peut présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’informationet de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Réponse 1 : La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu’aux personnes ou entreprises qui se trouvent au Canada le droit de consulter les documents qui relèvent d’une institution fédérale, peu importe le support sur lequel ils se trouvent. Il y a toutefois quelques exceptions précises.

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents relativement aux renseignements personnels les concernant dont dispose une institution fédérale. Elle donne également à ces personnes, ainsi qu’à celles qui se trouvent au Canada mais ne sont pas des citoyens canadiens ou des résidents permanents, le droit de consulter leurs propres renseignements personnels.

Question 2 : Faut-il payer pour présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Réponse 2 : Des frais de 5 $ s’appliquent à chaque demande faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ces frais, payables par chèque ou par mandat libellé au nom du receveur général du Canada, vous donnent droit à cinq heures de recherche et de préparation. Des frais supplémentaires liés, entre autres choses, à la recherche, à la préparation, au traitement informatique, à la photocopie pourraient s’appliquer au cours du traitement de votre demande. Le Règlement sur l’accès à l’information fait état de ces frais.

Il n’y a pas de frais pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Question 3 : Quel est le délai de traitement d’une demande?

Réponse 3 : Les deux lois prévoient un délai de 30 jours civils à compter de la réception d’une demande officielle. Elles permettent aussi de prolonger ce premier délai de 30 jours.

La Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit une prorogation d’au plus 30 jours, ce qui signifie qu’une institution peut prendre jusqu’à 60 jours pour fournir une réponse.

La Loi sur l’accès à l’information prévoit aussi une prorogation du délai de réponse pour des raisons telles que le volume des demandes et le besoin de consulter d’autres parties.

Si une prorogation du délai de réponse est nécessaire en vertu de l’une ou l’autre des deux lois, vous serez avisé dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

Question 4 : Quelle est la marche à suivre pour présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels?  

Réponse 4 : Pour présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, il faut remplir la Formule de demande d’accès à l’information du Conseil du Trésor. Une lettre faisant état des renseignements que vous souhaitez obtenir peut remplacer ce formulaire. Il faut indiquer dans cette lettre que les renseignements sont demandés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et joindre les frais prescrits de 5 $.

Pour présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il faut remplir la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels. Une lettre faisant état des renseignements que vous souhaitez obtenir peut remplacer ce formulaire. Il faut indiquer dans cette lettre que les renseignements sont demandés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Peu importe la loi en vertu de laquelle vous présentez une demande, tous les formulaires remplis ou les lettres (y compris les frais de 5 $ dans le cas d’une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information) doivent être envoyés au :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
 C. P. 9732, succursale T
Ottawa (Ontario)  K1G 4G4

Remarque : Le Service n’accepte pas les demandes reçues par courrier électronique, par télécopieur ou par téléphone. Veuillez envoyer vos demandes par la poste.

Question 5 : Est-ce que je recevrai plus d’information si je retiens les services d’un avocat ou si je demande à un député de faire la demande en mon nom?

Réponse 5 : Non. Vous recevrez la même information que vous présentiez la demande vous-même, que vous reteniez les services d’un avocat ou que demandiez à un député ou à une autre personne de faire la demande en votre nom avec votre consentement. Ni le statut du demandeur au sein de la communauté ni ses titres professionnels n’ont pour effet de ralentir ou d’accélérer le traitement d’une demande.

Question 6 : Puis-je déposer une plainte en vertu de la Loi sur l’accès à l’information?

Réponse 6 : Oui. Vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information au sujet de n’importe quelle question liée à la demande que vous avez présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Votre plainte peut porter, par exemple, sur les exceptions invoquées, les retards dans le traitement de votre demande, l’estimation des frais. La plainte doit être déposée dans les 60 jours suivant la réception d’une réponse à votre demande. Il n’y a pas de frais associés à l’examen d’une plainte. Les plaintes doivent être soumises par écrit au :

Commissariat à l’information du Canada
Place de Ville, Tour B
112, rue Kent, 22e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3
Téléphone : 613-995-2410 ou 1-800-267-0441
Télécopieur : 613-947-7294
Site Web : http://www.oic-ci.gc.ca/fra/

Question 7 : Puis-je déposer une plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

Réponse 7 : Oui. Vous pouvez déposer une plainte concernant n’importe quelle question liée à la demande que vous avez présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Vous pouvez aussi déposer une plainte si vous croyez que l’institution fédérale n’a pas respecté vos droits en matière de protection des renseignements personnels. Les plaintes déposées contre le Service doivent êtres soumises au :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Place de Ville, Tour B
112, rue Kent, 3e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3
Téléphone : 613-995-8210 ou 1-800-282-1376
Télécopieur : 613-947-6850
Site Web : http://www.priv.gc.ca/index_f.cfm

Question 8 : Quelle est la marche à suivre pour assurer le traitement rapide d’une demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information?

Réponse 8 : Consultez la publication gouvernementale Info Source et la liste complète des fonds de renseignements.

Ne demandez pas tous les renseignements sur un sujet à moins que vous ne les vouliez vraiment. Une demande plus restreinte devrait entraîner une réponse plus rapide et coûter moins cher.

N’oubliez pas d’accompagner votre demande de la somme de 5 $. Le Service n’est pas tenu de traiter une demande si les droits n’ont pas été acquittés.

Bien sûr, les raisons qui vous poussent à vouloir consulter un document ne regardent que vous. Toutefois, vous pouvez aider la Section de l’AIPRP à trouver exactement ce que vous recherchez en fournissant des explications. La Section pourra répondre plus rapidement à votre demande si vous indiquez précisément le rapport ou le document que vous recherchez.

On peut vous demander de verser un acompte sur les frais de traitement associés à votre demande. En pareil cas, vous recevrez un relevé détaillant les coûts estimatifs.

Si vous voulez un remboursement ou une dispense de frais, indiquez-le sur votre demande, en précisant les raisons pour lesquelles vous croyez y avoir droit.

Restez en contact avec la SAIPRP. Inscrivez votre numéro de téléphone sur votre demande et demandez à la Section de communiquer avec vous pour obtenir de plus amples renseignements.

Conservez une copie de votre demande et de toute la correspondance à ce sujet pour consultation ultérieure.

Question 9 : Un demandeur peut-il recevoir des renseignements personnels concernant une personne décédée?

Réponse 9 : Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, des renseignements personnels peuvent être communiqués si la personne est décédée depuis au moins 20 ans. Une preuve raisonnable doit être fournie. Par preuve raisonnable, on entend, par exemple, une notice nécrologique, un certificat de décès, la photographie d’une pierre tombale et les statistiques provinciales de l’état civil.

Si une personne est décédée depuis moins de 20 ans, l’exécuteur testamentaire ou, dans le cas d’une personne décédée sans testament (intestat), l’administrateur de la succession peut demander les renseignements personnels de la personne décédée. L’exécuteur testamentaire ou l’administrateur ne possède toutefois pas un droit illimité d’accès à ces renseignements personnels. Il n’a accès qu’aux renseignements qui permettront d’exercer ses fonctions légales et de régler la succession.

Question 10 : Des non-résidents du Canada peuvent-ils avoir accès à des documents détenus par des institutions fédérales canadiennes?

Réponse 10 : Seuls les citoyens canadiens, les résidents permanents et les personnes présentes au Canada peuvent se prévaloir de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cependant, un non‑résident peut demander qu’un citoyen canadien ou un résident permanent soumette pour son compte une demande en vertu de l’une ou l’autre de ces lois.

Question 11 : Quels renseignements sont considérés comme personnels?

Réponse 11 : Les renseignements considérés comme personnels sont décrits au paragraphe 3a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Voici quelques exemples :

• adresse à domicile;
• âge et sexe;
• groupe sanguin;
• race et origine nationale ou ethnique;
• numéros de carte de crédit;
• casiers judiciaires;
• études;
• antécédents financiers;
• empreintes digitales;
• dossier médical;
• numéros identificateurs tels que le numéro d’assurance sociale (NAS);
• croyances religieuses;
• numéros de téléphone;
• antécédents professionnels au sein d’organismes non gouvernementaux;
• idées ou opinions d’autrui au sujet de la personne.

Question 12 : Quels renseignements sont considérés comme non personnels?

Réponse 12 : Les renseignements non personnels comprennent l’information sur l’emploi d’une personne qui travaille pour le gouvernement fédéral. Voici quelques exemples :

• classification du poste;
• correspondance liée au travail;
• détails du contrat d’emploi;
• échelle salariale;
• numéros de téléphone et de télécopieur au travail;
• titre du poste;
• cote de sécurité du poste.

Question 13 : Je travaille pour un cabinet d’avocats et je désire obtenir copie d’un dossier du SCRS. Puis-je présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir une copie de ce dossier?

Réponse 13 : Vous pouvez présenter une demande, mais si vous n’avez pas le consentement écrit et dûment signé de votre client ou des parties intéressées, vous n’aurez accès qu’à des informations limitées. Sans le consentement des personnes visées, vous n’aurez accès à aucun des renseignements personnels contenus dans le dossier, ce qui signifie que vous ne recevrez pas nécessairement les documents que vous cherchez.

Pour vous assurer d’obtenir l’information qu’il vous faut, pourvu qu’aucune autre exception ne s’applique, demandez à votre client de signer une formule de consentement qui comprend les éléments suivants :

• son nom au complet et sa date de naissance;
• son consentement à ce que le SCRS vous communique ses renseignements personnels;
• sa signature originale. Aucune télécopie ou photocopie ne sera acceptée.

Question 14 : Puis-je présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir réponse à des questions concernant votre organisation?

Réponse 14 : La Loi sur l’accès à l’information a été adoptée dans le but d’accorder aux demandeurs le droit de consulter des documents (ou des copies de ces documents) détenus par un organisme. Elle ne prévoit aucune disposition permettant aux organismes de créer de nouveaux dossiers ou de répondre à des questions précises.

Toutes les questions doivent être adressées à la Direction des communications du SCRS.